Zarządzenie Prezesa Sądu Rejonowego nr 30/20 z dnia 22 maja 2020r. - Sąd Rejonowy w Słubicach

1. Zakazuje się wstępu do budynku sądu osób innych niż wzywane do udziału w posiedzeniu, zawiadomione o terminie posiedzenia lub też wykazujące inną niezbędną potrzebę.
2. Osoby wchodzące do budynku sądu zobowiązane są do poddania się pomiarom temperatury ciała, do zdezynfekowania rąk, sprawdzeniu wykonania dezynfekcji rąk, zasłonięcia ust i nosa oraz posiadania zawiadomienia/wezwania ewentualnie również/lub legitymacji służbowej (prokuratorzy, pełnomocnicy stron). Czynności powyższe są wykonywane przez pracowników służby ochrony sądu.
3. Osoby wezwane lub zawiadomione nie będą wpuszczane do budynku sądu wcześniej niż na 5 minut przed wyznaczonym terminem posiedzenia.
4. Na terenie budynku sądu wyodrębniono strefy ograniczające możliwość przemieszczania się osób (np. oczekujących świadków). Strefy zlokalizowane są w wytyczonych miejscach ograniczających kontakt osób w nich przebywających z pozostałymi osobami.
5. Poruszanie się po budynku sądowym dopuszczalne jest jedynie w strefach bezpośrednio związanych z czynnościami, z powodu których wynikło stawiennictwo.
6. W sądzie może przebywać wyłącznie osoba zdrowa, bez objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną. Nie mogą przebywać w budynku i uczestniczyć w rozprawach osoby, które są chore, przebywają z osobą odbywającą kwarantannę lub izolację w warunkach domowych, albo sami są objęci kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych.
7. W pomieszczeniu, w którym odbywają się rozprawy lub przyjmowani są interesanci nie mogą przebywać osoby postronne, inne niż jednostki niezbędne do przeprowadzenia sprawy.
8. Przewodniczący/ sędzia  posiedzenia jest zobowiązany do ustalania i kontrolowania liczby osób przebywających jednocześnie  na sali rozpraw przy uwzględnieniu  zasad bezpieczeństwa , w tym w celu zapewniane właściwych odległości pomiędzy tymi osobami.
9. Miejsca siedzące i powierzchnie dotykowe na salach rozpraw będą  dezynfekowane przed i po każdej rozprawie oraz po każdym przyjęciu interesanta.
10. Zaleca się by osoby zawiadomione o terminie posiedzenia lub wezwane przedkładały dokumenty mające znacznie dla sprawy w biurze podawczym najpóźniej na dwa dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia z uwagi na konieczność poddania tych dokumentów dezynfekcji  (ozonowaniu).
11. Na rozprawę nie należy przynosić zbędnych rzeczy.
12. Każda osoba korzysta z własnych, o ile to możliwe, niezbędnych jej przyborów/ przedmiotów (długopisy, komputery etc). Nie można pożyczać przedmiotów innych osób.
13. Osoby czekające na wejście na salę zobowiązane są  zachować odstęp minimum 2 m, przebywać w wyznaczonych strefach  oraz mieć osłonięte usta i nos.
14. Na rozprawę mogą wejść wyłącznie osoby z osłoną na usta i nos (maseczka jednorazowa lub wielokrotnego użytku, przyłbica w przypadku osób, które ze względów zdrowotnych nie mogą zakrywać ust i nosa maseczką). Osłonę twarzy można zdjąć jeżeli tak zarządzi prowadzący rozprawę (szczególnie w celu potwierdzenia tożsamości).
15. Zastrzega się możliwość wydania przez Prezesa Sadu Rejonowego w Słubicach zarządzeń uniemożliwiających lub ograniczających dostęp publiczności do sal rozpraw, w sytuacji gdy ilość osób w budynku Sądu lub w salach rozpraw przekroczyłaby określone normy.
16. Ilość osób , które mogą przebywać jednocześnie w wyznaczonych strefach:
    - w strefie 1 :   6 osób,
    - w strefie 2 :   6 osób,
    - w strefie 4 :   8 osób,
    - w strefie 5 :   6 osób,
    - w strefie 6 :   6 osób. 
    Dopuszcza się możliwość wyznaczenia miejsc dla osób oczekujących na Sali nr 230.
17. Interesanci, uczestnicy rozpraw lub posiedzeń czy innych czynności procesowych nie będą wpuszczani do budynku Sądu gdy liczba osób przekroczy 41.
18. Zasada zakrywania ust i nosa obowiązuje na terenie całego obiektu. Jeśli z jakiegoś powodu osłona na nos i usta musi zostać zdjęta należy przestrzegać bezwzględnie 2 - metrowego odstępu od innych osób.
19. Przy wejściu na salę sądową/ względnie na sali rozpraw uczestnicy zobowiązani są zdezynfekować ręce.
20. Preparat do dezynfekcji zapewnia sąd, dozowniki z płynem umieszczone zostaną przy każdej Sali.

§2

Zasady dotyczące funkcjonowania Biura Obsługi Interesantów, Biura Podawczego oraz czytelni akt i przyjęć interesantów.

1.  Nie przeprowadza się bezpośredniej obsługi interesantów w sekretariatach wydziałów. Czynności te realizowane są wyłącznie przez Biuro Obsługi Interesantów.
2. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje osoby 3 razy w tygodniu – w godzinach od 8.00 do 11.00 oraz od 11.30 do 15.00 ( przerwa na dezynfekcję w godzinach od 11.00 do 11.30). W biurze może przebywać tylko jedna osoba.   Interesanci będą przyjmowani po uprzednim zgłoszeniu telefonicznym, co najmniej dzień wcześniej. Pracownik BOI wyznacza godziny przyjęć poszczególnych interesantów.  W pozostałe dni obsługa klientów przebiega wyłącznie telefonicznie.
3. Biuro podawcze sądu przyjmuje pisma od godziny 9:00 do 15:00 z przerwą na dezynfekcję od godziny 11.30 do 12.00. Jednorazowo w pomieszczeniu może przebywać 1 interesant.
4. Czytelnia akt czynna jest 4 razy w tygodniu - poniedziałek, wtorek, środa, piątek w godzinach od 08.00 do 14.30 z przerwą na dezynfekcję w godzinach od 11.30 do 12.00. Wprowadza się ograniczenie liczby interesantów mogących jednorazowo przebywać w czytelni do 1 interesanta, przy co drugim stanowisku tj. 2 osoby jednocześnie.
5. Akta podlegają udostępnieniu po wcześniejszym zamówieniu telefonicznym, złożonym najpóźniej na dwa dni przed terminem ich  udostepnienia.
6. Biuro Obsługi Wydziału Ksiąg Wieczystych przyjmuje interesantów 3 razy w tygodniu – w poniedziałek, środę i piątek w godzinach od 08.00 do 14.00 z przerwą na dezynfekcję w godzinach  od 11.00 do 11.30.
7. Osoby zainteresowane mogą złożyć korespondencję bez konieczności wchodzenia do budynku, czy jej wysyłania - do skrzynki nadawczej umieszczonej przy wejściu do budynku sądu.
8. Wnioski o zwrot kosztów dojazdu z podaniem nr konta lub adresu na który je zwrócić, można składać w biurze podawczym lub wrzucać do skrzynki nadawczej umieszczonej przy wejściu do budynku sądu.
9. Korespondencja przychodząca do Sądu podlega ozonowaniu.
10. Do odwołania nie prowadzi się dyżurów poniedziałkowych do godz.18-stej.

§3

Przebieg rozprawy.

1. Skład sądzący biorący udział w posiedzeniu , rozprawie czy innej czynności procesowej, w której uczestniczy więcej niż jedna osoba winien nosić przyłbice i/lub/ maseczkę ochronną.
2. Sprawy należy wyznaczać z zachowaniem co najmniej 10 – minutowych przerw w celu dezynfekcji  i przewietrzenia sali.
3. Po każdej rozprawie sale podlegają przewietrzeniu .
4. W czasie przerw należy dezynfekować blaty, klamki i inne powierzchnie, z którymi mieli styczność uczestnicy postępowania. Obowiązek ten spoczywa na protokolancie.
5. Przewodniczący/sędzia jest zobowiązany czuwać nad przestrzeganiem przez uczestników zasad  bezpieczeństwa określonych Wytycznymi Ministra Sprawiedliwości i Głównego Inspektora Sanitarnego.
6. Świadków i biegłych należy wzywać w taki sposób, aby nie następowała kumulacja osób wezwanych i oczekujących.
7. Stoły sędziowskie, stanowiska protokolanta oraz stron osłonięte są przesłonami ochronnymi.
8. Sale rozpraw będą  podlegać ozonowaniu po zakończeniu wokandy w danym dniu.

§4

Zasady dotyczące załatwiania spraw z zakresu administracji sądowej (przyjmowania interesantów przez prezesów), przyjmowania interesantów przez przewodniczących wydziałów.

1.  Skargi składane mogą być wyłącznie drogą elektroniczną lub na piśmie, a gdy zachodzi konieczność wysłuchania skarżącego, także telefonicznie. Prezes sądu nie przyjmuje  osobiście interesantów w sprawach dotyczących skarg administracyjnych.
2. Przewodniczący Wydziałów  nie przyjmują osobiście interesantów.  Wnioski, skargi do przewodniczących wydziałów składane mogą być wyłącznie drogą elektroniczną lub na piśmie , w razie sprawy pilnej można wysłuchać interesanta telefonicznie.

§5

 Zasady funkcjonowania Kuratorów sądowych.

1. Czynności służbowe kuratorów winny być realizowane w miarę możliwości za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość ( telefon, fax , mail. Komunikatory internetowe).
2. Przyjmowanie interesantów przez kuratorów będzie realizowane w wydzielonym pomieszczeniu (sala rozpraw nr 123) po uprzednim ustaleniu terminu przez kuratora.
3. Czynności terenowe kuratorzy realizują w sprawach pilnych przy zachowaniu wymaganych środków bezpieczeństwa.

§6

 Zasady bezpieczeństwa  dotyczące Pracowników sądowych.

Pracownicy zobowiązani są do :

1. Ograniczenia bezpośrednich kontaktów z pracownikami wszystkich komórek organizacyjnych w sądzie - chyba, że kontakty te są w danej sytuacji niezbędne.
2.  W razie bezpośredniego kontaktu należy bezwzględnie zachować pomiędzy osobami odstęp minimum 2 m, używać maseczek ochronnych  lub przyłbic.
3.  Rekomenduje się zakaz gromadzenia się w pomieszczeniach, jeżeli nie wymagają tego szczególne okoliczności związane ze świadczeniem pracy.
4. Regularnie i często myć ręce wodą z mydłem i dezynfekować zgodnie z instrukcją  umieszczoną w toaletach, dezynfekować stanowisko pracy  - kilka razy dziennie.
5. Pracownicy wykonujący bezpośrednią obsługę interesantów zobowiązani są zasłaniać usta i nos przy użyciu maseczki ochronnej i/lub/ przyłbicy oraz nosić rękawice ochronne podczas wykonywania obowiązków i zachować  1,5- metrową odległość od interesanta.
6. Niezwłocznie informować przełożonego o objawach choroby COVID-19, styczności z osobą zarażoną lub objętą kwarantanną i postępować zgodnie z Wytycznymi Ministra Sprawiedliwości i GIS.

§7

 System pracy.

1. W miarę możliwości w obrębie poszczególnych Wydziałów podejmuje się działania zmierzające do rotacji pracowników. Decyzje w tym zakresie podejmuje prezes Sadu po  uzgodnieniu z Przewodniczącymi Wydziałów. Harmonogramy pracy powinny uwzględniać następujące wytyczne :

zapewnienie każdorazowo obecności kierownika, albo zastępcy kierownika komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej, zapewnienie płynnej pracy w oddziałach i zespołach, a w wydziałach - obsługi sesji, dokonania czynności związanych z odwołanymi terminami rozpraw oraz posiedzeń jawnych i wykonywania zarządzeń w sprawach pilnych, podział pracowników na grupy i przestrzeganie zakazu przesuwania osób pomiędzy grupami.

§8

 Zarządzenie podlega publikacji na stronie internetowej sądu oraz na drzwiach wejściowych sądu i za pośrednictwem SWOR.

§9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.